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English Arkadelphia, Ark. -
La Junta Directiva de la Ciudad de Arkadelphia se reunió con un quórum escaso el jueves en el Ayuntamiento para discutir los "hallazgos" de una auditoría realizada recientemente en 2007; para considerar una resolución para el presupuesto de 2010; y para considerar la anexión de una parcela de tierra a los límites de la ciudad.
Los Consejeros Don Hager, DeDe Baldwin y Anthony Owen estuvieron ausentes.
Los auditores detectaron "problemas de cumplimiento" en el modo en que los funcionarios municipales utilizaban las prácticas contables establecidas por las normas de auditoría gubernamental de EE.UU., aunque la ciudad se ajustaba al Código de Arkansas.
El Director Municipal, Jimmy Bolt, dijo a los consejeros que la ciudad "en general cumplió muy bien" con sus principios.
El primer hallazgo fue la "segregación de funciones" entre los administradores de la ciudad en materia de contabilidad. Bolt dijo que la ciudad no es capaz de contratar a suficientes empleados para las normas certificadas, pero respondió en un memorando a los auditores que "las oficinas segregarán los deberes ... en la medida de lo posible con los niveles actuales de personal."
La segunda conclusión fue que en 2007 Bolt no solicitó a la junta que aprobara una ordenanza para financiar la compra de un terreno cerca del aeropuerto, pero desde entonces la ciudad ha aprobado ordenanzas antes de realizar tales compras, dijo.
En la oficina del tesorero se detectaron otros problemas. El primero fue la "incapacidad de la ciudad para conseguir que los bancos cumplan los códigos estatales" y proporcionen imágenes adecuadas de los cheques. Los bancos no han proporcionado a la ciudad, de forma rutinaria, el reverso de los cheques devueltos. El segundo problema era la conciliación de las cuentas municipales. "Los estados de cuentas están equilibrados, pero tenemos fondos en varias cuentas que no están contabilizados", escribió Bolt en un memorándum dirigido a la junta. Sin embargo, dijo, "desde entonces hemos cooperado con los bancos" para obtener las dos caras de los cheques.
La recomendación de Bolt a la junta fue que los funcionarios segregaran las funciones contables; corrigieran los procedimientos de financiación ("Ya lo hemos hecho", dijo); se aseguraran de que los bancos proporcionaran el reverso de los cheques ("Si no, cambiaremos de banco", dijo), y contrataran a una empresa para que trabajara con el tesorero Glen Beedle a fin de obtener un "camino claro" en las cuentas.
El Director General James Calhoun y la Vicealcaldesa Ann Sanders discutieron cuánto dinero tiene la ciudad en cuentas bancarias que no están aseguradas por la FDIC, ya que el informe de auditoría encontró que había algunas cuentas con más dinero del que la FDIC podía garantizar. Sanders preguntó cuánto dinero no está asegurado. Bolt no tenía una cifra exacta, pero dijo que era una "cantidad sustancial" y que la cuestión ya se ha solucionado.
La directora Brenda Hagerich preguntó si es responsabilidad del tesorero controlar si hay demasiado dinero en las cuentas bancarias. Bolt dijo que la responsabilidad era suya y de Beedle, y añadió que los bancos "se supone que deben proporcionarnos" esa información. Sanders lo calificó de "doble responsabilidad... Gran parte es culpa nuestra, y gran parte es culpa suya". Cuando un director preguntó a Bolt cómo podría compararse una auditoría de 2008, dijo que esperaba que 2008 fuera una "imagen especular" de 2007, pero que esperaba mejoras.
Sanders preguntó si se había completado la formación contable de Beedle. "Si no es así, tiene que serlo". Bolt dijo que los procedimientos de Auditoría Legislativa son "complicados" y que sus directrices pueden cambiar de un año a otro. "No hay forma de que él conozca todos los cambios que hacen cada año".
Calhoun añadió que la situación "no es propia de Arkadelphia", ya que otras ciudades han tenido el mismo problema. Propuso aceptar las recomendaciones de Bolt, pero Hagerich primero quería escuchar a Beedle, que estaba presente en la reunión.
Hagerich preguntó a Beedle sobre los fondos no conciliados y las imágenes de cheques. Beedle dijo que los bancos enviarán tanto el anverso como el reverso de los cheques algunos meses, pero otros meses sólo proporcionarán el anverso del cheque. En cuanto a los fondos que no se conciliaron, dijo que la ciudad tiene alrededor de $50,000 que se ha acumulado durante un período de 20 años a partir de los depósitos del plan de protección contra incendios. "No estamos en negativo", dijo, señalando que los cheques pendientes simplemente nunca fueron cobrados por las personas a las que se emitieron. Algunos empleados estacionales o temporales, dijo, se mudaron después de su trabajo para la ciudad y aparentemente perdieron su cheque sin molestarse en llamar y conseguir otro. "Lleva ocurriendo varios años". Dijo que los auditores acaban de empezar a dar importancia a estos fondos. "Sólo tenemos que arreglárnoslas y adaptarnos a las nuevas normas".
Hagerich dijo que quería que el público supiera que no se habían encontrado "discrepancias graves" en la auditoría. A continuación, apoyó la moción de Calhoun, que fue aprobada por unanimidad.
El siguiente punto del orden del día era la aprobación de la resolución presupuestaria para 2010. El presupuesto se aprueba normalmente como una ordenanza, lo que requiere tres lecturas y su publicación en el periódico. Calhoun preguntó a Bolt si estaba seguro de que los auditores "no volverán (más tarde) y dirán que deberíamos haberlo (aprobado) como ordenanza". Bolt dijo que llamó a la Auditoría Legislativa y se confirmó que una resolución estaría bien. También lo aclaró con Ed McCorkle, el abogado de la ciudad. "Me siento cómodo" con el presupuesto que se aprobó como una resolución.
Calhoun preguntó: "¿Habría sido más seguro a largo plazo hacerlo por ordenanza?". Bolt respondió que no.
Calhoun propone la adopción de la resolución, seguida de Sanders.
Se aprueba la moción.
A continuación, Anita Wiley, supervisor del departamento de construcción, habló a la junta sobre una anexión de tierras al norte de Country Club Road y al sur del Complejo Deportivo Juvenil. Dijo que la ciudad presentó una petición para la anexión, seguido de los aspectos jurídicos de la anexión de la tierra. Ella le dijo a la junta que le gustaría que la ordenanza que se aprobó con una cláusula de emergencia para que la ciudad podría proporcionar servicios de emergencia en la propiedad, donde una familia ha construido una casa, y por lo que el hogar podría ser incluido en el Censo de 2010.
El alcalde Chuck Hollingshead señaló que la ordenanza no podía aprobarse porque no había suficientes consejeros presentes.
Bolt dio las gracias a las familias por colaborar con la ciudad en la anexión de los terrenos.
Hagerich preguntó a Wiley los beneficios de la anexión de la propiedad. Wiley dijo que la anexión conectaría el Complejo Deportivo Juvenil con los límites de la ciudad, proporcionando allí protección policial y contra incendios.
Calhoun preguntó qué hará la ciudad mientras tanto para proporcionar a la familia protección contra incendios y otros servicios. "Nos ocuparemos de ello", dijo Bolt. Calhoun colocó la ordenanza en su primera lectura y, después de que pasó, se trasladó a colocarlo en su segunda lectura, sólo el título, para la próxima reunión programada regularmente.
En el informe del administrador de la ciudad, Bolt dijo que animó a la gente a aprovechar la Navidad en el Centro de Recreación Viernes de 4:30-10 p.m. "Después de que los padres han ido de compras, me gustaría animarles a traer regalos de vuelta al centro porque el Arkadelphia Relay for Life Team envolverá regalos por un módico precio como uno de sus recaudadores de fondos."
Dijo que asistió a una reunión del Comité Directivo del Plan Estratégico del Condado de Clark el jueves. "Los subcomités siguen trabajando en proyectos para ayudar a nuestra comunidad".
Dio las gracias a David Thigpen por "encabezar un esfuerzo para continuar el desarrollo del softball femenino" con los campos y la organización del programa.
La ciudad sigue trabajando para mejorar la sala de espera de Amtrak. "Estamos trabajando con sus representantes para mejorar la sala de espera y encontrar cuidadores".
El almuerzo anual de Navidad de los empleados de la ciudad será el martes al mediodía en el Centro de Recreación.
En asuntos de rutina, Hagerich señaló que Henderson State acogerá dos ceremonias de graduación 2009 el 18 de diciembre. Animó a la gente a visitar el Museo Histórico del Condado de Clark, donde los ornamentos de Navidad están a la venta para $15. Tres ornamentos - con el Palacio de Justicia del Condado de Clark, la biblioteca del condado y la estación de tren.
Calhoun dio las gracias a Kenny Myers, supervisor del departamento de calles, por presentar la nueva barredora de calles de la ciudad en el desfile navideño del jueves.
Sanders cuestionó el impuesto sobre las ventas del condado de 1/2 centavo, que fue aprobado en 2007 y está destinado a impulsar el desarrollo económico en el condado. Preguntó si la Corporación de Desarrollo Económico del Condado de Clark tiene "algo que mostrar" por el impuesto. "No veo que se haga nada con él. Es dinero de los impuestos. ¿Qué hay en el futuro próximo con el dinero?". Hollingshead dijo Drumco situado en el parque industrial del condado hace tres semanas, y que el trabajo ha comenzado en un centro de la Reserva del Ejército en el parque. Calhoun añadió que el EDCCC ha financiado una pequeña empresa de fabricación en Amity, y también ha ayudado a Print Mania en su traslado al otro lado de la calle de su ubicación actual.
Sanders dijo que le gustaría escuchar un informe de la entidad responsable de gestionar el dinero de los impuestos.
Hollingshead dijo que el desfile fue "fantástico... Es bueno ver a los ciudadanos alineados en las calles para reconocer a nuestros jóvenes".